Las 5 claves para un proceso eficiente de Cobranzas

En Intiza hemos implementando nuestro Software para Gestión de Cobranzas en cientos de clientes de distintos tamaños, industrias y países. En base a esa experiencia hemos identificado los 5 puntos clave para tener un proceso eficiente de Cobranzas.

Una aclaración previa: si bien en este artículo nos referimos a negocios que emiten facturas a sus clientes, los conceptos son igualmente aplicables a todo tipo de negocios en los que se genere un compromiso de pago a futuro por parte de un cliente, como ser por ejemplo las cuotas de un préstamo financiero.

A continuación compartimos las 5 claves para un proceso eficiente de Cobranzas.

1. Entender a las cobranzas como un proceso que inicia con la emisión de la factura

Muchas empresas comienzan a gestionar sus cobranzas una vez que la factura se encuentra vencida. Esta es una actitud reactiva que retrasa los plazos para darse cuenta de los problemas, y por lo tanto alarga los plazos de cobro de la empresa.

La Gestión de Cobranzas comienza al momento de emitir la factura. En ese sentido, decimos que una gestión eficiente implica ser proactivos en lugar de reactivos.

Lo primero que debes hacer es analizar los procesos internos de tu empresa y asegurarte que se estén cumpliendo los siguientes puntos antes del vencimiento de una factura:

  • Se ha realizado un adecuado análisis del cliente al que se le otorgó el crédito comercial (antes de otorgárselo).
  • La fecha de vencimiento para el pago esté especificada en la factura.
  • Los conceptos facturados y los precios aplicados son correctos.
  • El cliente ha prestado conformidad sobre los productos recibidos o los servicios prestados.
  • Se ha cumplido con los procesos que el cliente requiere para realizar el pago (alta de proveedor, orden de compra, etc.)
  • El cliente tiene la información sobre las formas de pago.
  • La factura se ha enviado al cliente ni bien se emitió y éste acusó recibo.

Si alguno de estos puntos no se cumple entonces los plazos para cobrar se alargarán.

2. Implementar una secuencia de avisos y reclamos a clientes

Debes definir una serie de avisos y reclamos a enviar a los clientes a medida que pasa el tiempo y sus facturas siguen impagas.

Estos avisos / reclamos pueden ser realizados vía email, teléfono, cartas o personalmente. Recomendamos seguir ese orden a medida que pasa el tiempo.

Conceptualmente la secuencia debiera ser:

  • Notificar sobre una nueva factura emitida
  • Enviar aviso previo al vencimiento
  • Enviar reclamos posteriores al vencimiento
  • Realizar acciones con clientes morosos: suspender la cuenta, derivar a agencia de cobranzas, acciones legales, mandar a pérdida, etc.

Recomendamos además automatizar aquellas gestiones que pueden ser automatizadas, como ser el envío de mails o mensajes de texto (SMS) a clientes. De esta forma optimizarás el tiempo del equipo de cobranzas y además te asegurarás que los avisos / reclamos se hacen en tiempo y forma. Esto es algo que puedes lograr con herramientas como Intiza.

Puedes ver más información sobre este punto en nuestro artículo: ¿Cómo definir un esquema de avisos y reclamos automáticos a clientes?

3. Priorizar los clientes a gestionar

Uno de los aspectos más importantes es lograr que el tiempo del equipo se aplique a gestionar aquellos clientes que tendrían un mayor impacto en las cobranzas. Es decir, que haya un mecanismo para priorizar los clientes a gestionar.

Las empresas suelen priorizar en base al monto de la deuda, lo que es razonable pero incompleto. En Intiza recomendamos priorizar en base a 3 criterios:

  • Monto de la deuda
  • Antigüedad de la deuda
  • Días que transcurrieron desde la última gestión

Puedes ver más información sobre este punto en nuestro artículo: Intiza te ayuda a priorizar los clientes a gestionar.

4. Apoyarte en herramientas informáticas para simplificar el trabajo de quienes gestionan las cobranzas

En la mayoría de las empresas la información para gestionar las cobranzas se encuentra diseminada en distintos lugares: el software contable, planillas Excel, notas en cuadernos, tareas en Outlook, etc.

Esto hace que el trabajo de quienes gestionan las cobranzas sea menos eficiente, ya que pierden mucho tiempo para recopilar la información que necesitan para gestionar un cliente.

Por ello es que debes dotarlos de herramientas informáticas que simplifiquen su trabajo diario y los ayude a ser más eficientes. Específicamente, estas herramientas debieran ayudarlos a:

  • Priorizar los clientes a gestionar.
  • Acceder rápidamente a los datos de contacto de un cliente, al detalle de su deuda y al historial de las gestiones que se han realizado con él.
  • Asignar tareas y enviar recordatorios de las mismas a los responsables.

Además estas herramientas debieran permitir que los distintos miembros del equipo puedan colaborar entre ellos, es decir que todos puedan ver las gestiones que otros miembros realizan con clientes y las tareas que tienen pendientes.

Intiza es un ejemplo de este tipo de herramientas.

5. Medir y mejorar las Cobranzas

Todo proceso de cobranzas tiene que ser medido y mejorado permanentemente. Para ello es clave que se generen reportes en tiempo real que puedan mostrar la evolución de los principales indicadores de cobranzas.

En base a estos indicadores podrás diagnosticar qué tan bien (o mal) están las cobranzas de tu empresa, e identificar las áreas de mejora.

Los 4 indicadores básicos son:

  • Plazo Promedio de Cobranzas
  • Antigüedad Promedio de la Deuda
  • Porcentaje de la Deuda Vencida
  • Porcentaje de Clientes Gestionados

Puedes ver más información sobre este punto en nuestro artículo: ¿Cómo medir la eficiencia de tus Cobranzas?

En futuros artículos profundizaremos los distintos puntos que hemos tratado aquí. Te invito a que agregues comentarios a este artículo, ya sea para sumar ideas o bien para compartir tus opiniones.

15 comentarios sobre “Las 5 claves para un proceso eficiente de Cobranzas

  • el 26/01/2015 a las 10:46
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    EXELENTE OPORTUNIDAD PARA ACTUALIZARSE EEN COBRANZAS

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  • el 11/02/2015 a las 08:50
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    Estoy de acuerdo en todo lo planteado. Nosotros tenemos un software de cobranzas, tenemos diferenciada la cobranzas según la segmentación se clientes. También tenemos automatizado las alertas de envío de mail. Además también el bloqueo de pedidos a clientes con deuda vencida.
    Nos falta definir las variables para fijar cupo de crédito. Tenemos una modelación en el sistema para clientes con historia. Nos falta las variables para clientes nuevos. Hoy pedimos impuesto a la renta tres últimos IVA, más referencias de otros proveedores. Con ello intentar saber cuán importante como proveedor podemos ser.(X% del total de las compras, menos la exposición al crédito bancario)

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  • el 13/04/2015 a las 18:16
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    En Nuestra Empresa se llama se envian Email y se personaliza la cobranza,
    ahora el problema es clientes que no quieren pagar o se demoran mas en cancelar.

    como apurar a esos clientes que nos paguen sin que se vayan de nuestra empresa.

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    • el 21/08/2015 a las 08:25
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      Jorge Moreno R el cliente siempre va a priorizar el pago de lo que es indispensable (o le da mayor satisfacción) o le cuesta más caro el interés por mora. De manera que probablemente tengas que modificar algunos de estos items… es decir que probablemente se tenga que incrementar la tasa de interés por mora, o aplicar la suspencion del servicio en un plazo menor al estipulado, etc….
      Mas allá de esto, hay clientes que son morosos crónicos (ya es una forma de vida) y solo pagan cuando necesitan volver a endeudarse.

      Ojalá te sirva mi comentario. Saludos!

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    • el 28/01/2016 a las 13:08
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      A los empresarios que tarden mas del plazo estipulado para pagar le cobro una taza de interes adicional con forme mas tarde en cancelar

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  • el 13/07/2015 a las 08:53
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    En nuestra Institución (fiscal) existe un sistema de Cobranzas realizado por la Institución, carece de varias opciones publicadas por ustedes.
    El problema es que la mayoría de nuestros clientes son Hospitales y no tenemos una herramienta adecuada para obligarlos a pagar en forma oportuna

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  • el 15/07/2015 a las 08:12
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    La cobranza de factura electrónica a través de portal es tema que serias bueno profundizar

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  • el 25/01/2016 a las 10:47
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    Estimado amigos : muy buenos días por favor cuando van enviar el articulo: COMO CALCULAR LA METRICA DEL PLAZO PROMEDIO DE COBRANZA. Gracias por su gentil colaboración.

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  • el 12/05/2016 a las 09:29
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    La mejor herramienta para cobrar es exigirle al cliente un cheque con la fecha de vencimiento de la factura ,si no lo paga le corren intereses legales de mora y nos queda la posibilidad de protestarlo en caso de un no rotundo de pago,lo cual le implicara mayores gastos. En nuestra empresa nos ha dado excelente resultado.

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  • el 24/05/2016 a las 11:47
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    Cómo opera el Sistema Factoring en la fase de cobranzas?, me parece que esta herramienta financiera juega un papel trascendental en la eficiencia y efectividad del cobro de facturas. Es una herramienta segura que le permite a las empresas el dolor de cabeza que representa cobrarle a los clientes, especialmente a los morosos.

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  • el 25/05/2016 a las 11:42
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    La cobranza comienza efectivamente cuando se otorga el crédito. La Calidad en el Servicio y la Calidad del Producto es primordial en el recupero, no vasta con sólo vender. La proactividad en el cobro preventivo es más importante que lo reactivo que es cobrar lo moroso. Es ahí que las empresas tienen problemas. Se tiene que meter en la mente del comprador que el pago de nuestra factura o crédito es prioritario, que nuestra relación se debe mantener cumpliendo los pagos en la fechas que corresponde. Otorgar beneficios por pronto pago o pagos al día los clientes lo valoran mucho. Hay que regalonear al cliente. Obviamente se debe tener una política de incentivos al cliente.
    Incorporar estos temas en un software de administración de crédito y cobranza es el desafio.

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  • el 25/06/2016 a las 10:31
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    Buen material , me ha ayudado mucho , felicidades por tan importante trabajo,

    DIOS LE BENDIGA SIEMPRE

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