¿Cómo implementar un esquema de avisos y reclamos automáticos a clientes?

Para mejorar tus cobranzas es imprescindible que cuentes con un esquema automatizado de emails a clientes en donde les envíes notificaciones de nuevas facturas, avisos de facturas próximas a vencer y reclamos por facturas vencidas. En esta nota te recomendamos el esquema de mails a configurar y los textos a utilizar en ellos.

A la hora de gestionar las cobranzas de tu empresa debes tener una actitud proactiva. Esto implica no esperar hasta que la deuda de los clientes se encuentre vencida para iniciar las gestiones de cobranza.

En este sentido hay 4 tipos básicos de mails a enviar:

  • Notificación de nueva factura
  • Aviso de factura próxima a vencer
  • Aviso al día de vencimiento de una factura
  • Reclamo por deuda vencida

Pasadas estas 4 instancias el caso debiera escalarse. La decisión de qué hacer con un cliente que habiendo recibido esta serie de reclamos aún no paga dependerá de cada empresa y del tipo de relación que mantenga con sus clientes. Algunas opciones son iniciar acciones legales, derivar el cliente a una agencia de cobranzas, dar de baja la cuenta del cliente, mandar a pérdida la factura.

 

Esquema de ejemplo

Tomando el ejemplo de una empresa que le emite facturas a clientes recurrentes con condiciones de venta a 30 días, este es el esquema que recomendamos:

  • Notificación de una nueva factura emitida
  • Aviso de factura a vencer dentro de 7 días
  • Aviso el día de vencimiento de la factura
  • Primer reclamo a los 7 días de vencida la factura
  • [Llamada telefónica a los 10 días si no hay respuesta]
  • Segundo reclamo a los 14 días de vencida la factura
  • Tercer reclamo a los 21 días de vencida la factura
  • [Suspender la cuenta del cliente a los 30 días]

 

Contenido de los mails

Al momento de diseñar el mail que le enviarás al cliente, debes tener en cuenta los siguientes puntos:

  • El asunto del mail debe ser muy claro.
  • Agregar un párrafo que explique claramente por qué se le envía el mail.
  • Incluir la lista de la(s) factura(s) que se está(n) reclamando, incluyendo el número de factura, fecha de emisión, fecha de vencimiento y monto pendiente de pago.
  • Incluir los datos de la persona a contactar por consultas o reclamos (nombre, teléfono, mail, horarios de atención, etc.)
  • Agregar un párrafo solicitando la información del pago si es que se hubiera realizado. Puede ser que la factura figure impaga en los registros de la empresa porque no está identificado el pago, porque hubo un error en la carga del pago, o porque todavía está en proceso de acreditación.
  • Incluir los datos para que el cliente realice el pago.

 

Ejemplos de textos de mails (haga clic sobre las imágenes para ampliarlas)

Notificación de nueva factura

213 - Nueva factura

 

Aviso de factura próxima a vencer

213 - Factura prox a vencer

 

Aviso al día de vencimiento de la factura

213 - Aviso de vencimiento de factura

 

Reclamo por facturas vencidas

213 - Mail deuda vencida

 

15 comentarios sobre “¿Cómo implementar un esquema de avisos y reclamos automáticos a clientes?

  • Pingback:¿Cómo diseñar un proceso eficiente de cobranzas? | Intiza - Blog

  • el 23/04/2015 a las 11:20
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    Gracias por la publicacion. me ayudo bastante, mil gracias.

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  • el 18/05/2015 a las 10:25
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    Es muy bueno tener metodología de cobros con los clientes tales como estas, pero mucha veces se precisa ser mas rigurosos con aquellos clientes que se niegan a pagar por un servicio que según su óptica no es prioridad para ellos por lo que normalmente optan por pagar de ultima a pesar de todas la comunicaciones remitidas. de todas formas Es muy bueno el materia.

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  • el 17/06/2015 a las 11:03
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    Se agradece su apoyo para así poder llevar a cabo un eficiente control de la mora… Haber si me podrían enviar a mi correo Técnicas avanzadas en lo respecto a cobranzas

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  • el 13/07/2015 a las 08:38
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    MUY BUENAS RECOMENDACIONES QUE CONDUCEN A UNA MEJOR GESTION DE COBRANZAS.

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  • el 08/01/2016 a las 09:20
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    Esta interesante, me dio algunas ideas para mis gestiones a realizar

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  • el 19/01/2016 a las 15:58
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    Sigo las publicaciones que realizan y he estado atenta a las charlas web que han realizado. Estas recomendaciones son muy útiles para formar una pequeña minuta y asegurar el pago….muchas gracias.
    Me encantaría si pudieran enviar otras recomendaciones a mi correo sobre otros temas atingentes a la cobranza.

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  • el 23/01/2016 a las 11:39
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    Nos ayuda bastante a quienes trabajamos en el área de Ventas a Credito

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  • el 25/04/2016 a las 10:10
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    9vo REQUERIMIENTO
    Estimados amigos: Por favor URGENTE PODRIAN ENVIAR EL ARTICULO “¿Cómo calcular la métrica de la Antigüedad Promedio de la Deuda?

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  • el 29/06/2016 a las 23:35
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    Muy buenas recomendaciones gracias las implementare de manera inmediata
    Saludos

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  • Pingback:Proceso Modelo de Gestión de Cobranzas | Intiza - Blog

  • el 19/09/2016 a las 11:48
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    Un Excelente artículo……………Gracias.

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  • el 04/10/2017 a las 09:37
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    Excelentes consejos para la estabilidad de nuestras empresas

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